節税効果のある“出張費規程”を導入するには？

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専門家コラム

出張をする度に交通費、宿泊費、接待費などさまざまな経費がかかり、それを細かく経費精算するのは面倒なことです。

その解決策として“出張旅費規程”の導入があります。また導入することにより節税効果も期待できます。今回は、“出張旅費規程”について伝授したいと思います。

“出張旅費規程”とは、法律上のルールは特にないので、会社ごとに日当の額や規定内容を決められます。それによって会社と社員の双方にとってメリットがあります。

出張旅費規程に基づき支給した日当は、会社の経費として計上できるので節税のメリットがある。

社員が受給した出張旅費は所得税の課税対象とならない。

社員の間で不公平感が出ないようルールを決めておくことが重要です。

出張旅費規定作成をする場合は、会社として就業規則を就業規則に出張旅費規定の目的やルールを定義しておくことが大切です。例えば『就業規則〇条に基づき』や『この規程は、役員および従業員が業務命令により出張する場合の手続きおよび旅費に関して定めたものである』という記載をしておくことです。

出張旅費規定は全社員を対象とします。福利厚生費と同じように役員のみを対象とすることはできません。パートなど正社員以外の人が出張する可能性がある場合は、そのように記載しておく必要があります。

一般的には、移動距離によって出張を判断しますが、これについても法律上、特に基準があるわけではありません。ですので、例えば、“100km以内は“近出張”それ以外は”遠出張”など、距離によって定めるとよいでしょう。

出張旅費規程作成のためには、費用項目を設定しなければなりません。旅費には、『交通費』『日当』『宿泊費』『食事代』などが該当します。

交通費は実費支給となります。主な交通機関は「鉄道」「船舶」「航空機」の３つがですが、「バス」「タクシー」の項目も必要に応じて作成します。また“新幹線の指定席・グリーン車の利用基準”など役職や距離に応じて基準が異なるものは、あらかじめ明確な基準を規定をしておきましょう。

宿泊費も実費精算ですが、例えば、一泊「役員10,000円」「一般社員8,000円」など役職などに応じて上限を決めておくと良いでしょう。

日当についても明確な基準がありません。日当は、出張にともなうクリーニング代など経費に計上できない個人の出費を補填する意味合いがあります。

“出張旅費規定”を策定しても、自由に経費を計上できるわけではありません。所定の“出張旅費精算書”を作成し、役員や従業員が実際に出張した際には、その都度これを記入・提出してもらう必要があります。

出張旅費精算の書式や項目に決まりはありませんが、一般的には『日時・場所・出張先や担当者・用件』などを記載します。

また領収書を保管しておくことが必要です。出張旅費規程に『出張が終了した際には、営業日5日以内に出張旅費計算書を作成し、領収書とともに提出しなければならない』などと規定し、速やかに会計処理ができるように努めましょう。

出張旅費規程は、出張が多い会社ほどメリットが大きくなりますので、まだ決めてない場合は、是非導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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